Jeder Anruf wird zum Termin.
Direkt in Ihrem Kalender.
fonea sieht Ihre Verfügbarkeiten in Echtzeit, bucht Termine in Google Calendar, Microsoft 365, Apple Calendar oder Cal.com, verhindert Doppelbuchungen und schickt automatische Bestätigungen per E-Mail oder SMS — während Sie am Patienten, am Werkstück oder am Mandat arbeiten.
Was ist automatische Terminbuchung mit fonea?
fonea ist ein KI-Telefonassistent, der eingehende Anrufe entgegennimmt, verfügbare Termine in Ihrem Kalender prüft, passende Zeitfenster vorschlägt, den Termin direkt bucht und automatisch eine Bestätigung samt Erinnerung an Ihre Kundschaft sendet — mehrsprachig, 24/7 und DSG-konform.
Warum Termine das grösste Anrufthema sind
Die Terminbuchung frisst den Arbeitstag
Telefon-Pingpong statt Terminbestätigung
Ohne Kalenderzugriff am Empfang endet jeder Terminwunsch im Rückruf. Bis Kunde und Mitarbeitende übereinstimmen, vergehen zwei bis drei Anrufe — pro Termin.
2–3 Anrufe pro Terminvereinbarung
Doppelbuchungen und Lücken
Wenn mehrere Personen parallel Termine vergeben — Empfang, Assistenz, Sachbearbeiter — entstehen Doppelbuchungen. Peinlich beim Patienten, teuer beim Handwerker, der umsonst anreist.
Verpasste Anrufe nach Feierabend
Rund 40 Prozent aller Termin-Anfragen kommen nach 18 Uhr, am Wochenende oder über Mittag. Diese Anrufe landen in der Mailbox — oder beim Mitbewerber.
Quelle: fonea-Auswertung Schweizer KMU, 2025
Was sich ändert
So bucht fonea Termine zuverlässig
Echtzeit-Kalendercheck
fonea sieht, wer wann frei ist — Einzelkalender oder Team — und schlägt nur verfügbare Zeitfenster vor. Keine Doppelbuchung, keine Rückruffrage.
Bestätigung und Erinnerung automatisch
Nach dem Anruf erhält die Kundschaft eine Bestätigung per E-Mail oder SMS. 24 Stunden vor dem Termin verschickt fonea eine Erinnerung — Ihre No-Show-Quote sinkt spürbar.
24/7 gebucht — auch am Sonntag
Der Grippeanruf am Samstagabend, die Handwerker-Anfrage nach Feierabend, der Salon-Termin um sieben Uhr morgens: fonea bucht, wenn Ihr Empfang längst Feierabend hat.
In 30 Minuten eingerichtet
So verbinden wir fonea mit Ihrem Kalender
Kalender-Anbindung
Wir verbinden fonea mit Ihrem Kalender — Google Calendar, Microsoft 365, Apple Calendar oder Cal.com. Auch Teamkalender mit mehreren Mitarbeitenden sind möglich.
Terminarten definieren
Wir erfassen Ihre typischen Terminarten (Erstberatung 30 Min, Kontrolle 20 Min, Vor-Ort-Termin 60 Min), Puffer und Öffnungszeiten.
Bestätigungen einrichten
E-Mail- und SMS-Vorlagen in Deutsch, Französisch und Italienisch. Erinnerungen, Absage-Links, Anfahrtsbeschreibung — alles automatisch.
Testanrufe und Go-live
Gemeinsame Testanrufe, Feintuning, dann Rufumleitung. Sie behalten jederzeit die volle Kontrolle — Regeln und Zeitfenster passen Sie selbst an.
Typische Terminanrufe
Wie fonea Termine in der Praxis bucht
Arzt-Termin bei Grippesymptomen
Dringender Akutfall, schnelle Triage zwischen Ärzten, sofortige Buchung mit SMS-Bestätigung — ohne dass eine MPA das Telefon abnehmen muss.
Handwerker-Vor-Ort-Termin für Küchenumbau
Vor-Ort-Termin mit Puffer für Anfahrt, Adresserfassung für Routenplanung, automatische Kalendereinladung für den Monteur.
Salon-Termin für Färbung und Schnitt
Mitarbeiter-spezifische Buchung, automatische Zeitberechnung nach Dienstleistung, SMS-Erinnerung 24 Stunden vor dem Termin.
Pünktlichkeit ist Schweizer Kultur
Warum fonea zur Schweizer Terminkultur passt
Pünktlichkeit durch Erinnerungen
SMS-Erinnerung 24 Stunden vor dem Termin reduziert No-Shows spürbar. Gerade bei Dienstleistern mit Zeitplan — Praxen, Kanzleien, Salons — ist das Gold wert.
Alle gängigen Kalender
Google Calendar, Microsoft 365 / Outlook, Apple Calendar (iCloud), Cal.com und viele Branchenlösungen. Auch Mehrkalender-Setups mit mehreren Mitarbeitenden sind Standard.
Absagen und Umbuchungen ohne Telefonat
Bestätigungsmails enthalten einen Link, über den Kundschaft selbst absagen oder verschieben kann. Das entlastet Ihr Team — und macht den Termin-Slot sofort wieder frei.
Datenhaltung in der Schweiz
Alle persistenten Kundendaten (Namen, Kontaktdaten, Termindaten) liegen bei unserem Schweizer Hosting-Partner Supabase. DSG- und DSGVO-konform.
Preise
Transparente Preise
Inklusive
- 120 Minuten KI-Sprechzeit inklusive
- DE, FR, IT, EN, ES + Schweizerdeutsch
- Kalender-Integration & Termin-Buchungen
- KI-Anrufbeantworter 24/7
- Interaktive KI für Kundenservice
- Email & SMS Benachrichtigungen
- Monatlich kündbar, keine Bindung
Inklusive
- 500 Minuten KI-Sprechzeit
- 3 gleichzeitige Anrufe
- 3 Telefonnummern
- Unbegrenzte Assistenten
- Unbegrenzte Nutzer
Features
- Alles aus Basic
- Ausgehende Anrufe
Inklusive
- Ab 2'000 Minuten
- Individuelle Parallelanrufe
- Individuelle Telefonnummern
- Unbegrenzte Assistenten
- Unbegrenzte Nutzer
Features
- Alles aus Professional
- Individuelle Stimme
- Zero Data Retention
- Individuelle SLA
Häufige Fragen
Was Sie zur Terminbuchung mit fonea wissen sollten
Welche Kalender-Systeme werden unterstützt?
fonea bindet Google Calendar, Microsoft 365 / Outlook, Apple Calendar (iCloud) und Cal.com direkt an. Für branchenspezifische Systeme (z. B. Vitomed, Elexis, Dr. Medware, Aeskulap, Salon-Software) gibt es in den meisten Fällen eine API- oder iCal-Anbindung. Im Erstgespräch klären wir konkret, was Ihr System unterstützt.
Wie verhindert fonea Doppelbuchungen?
Vor jedem Terminvorschlag macht fonea einen Echtzeit-Lookup in Ihrem Kalender und berücksichtigt bereits bestehende Termine, Puffer und Sperrzeiten. Der Termin wird sofort geschrieben — falls in Sekundenbruchteilen parallel ein manueller Eintrag erfolgt, fällt fonea auf den nächsten freien Slot zurück.
Was passiert bei Absagen oder Umbuchungen durch die Kundschaft?
Jede Bestätigungsmail und SMS enthält einen individuellen Link zum Absagen oder Verschieben. Nutzt die Kundschaft diesen Link, wird der Termin automatisch aus Ihrem Kalender entfernt — und der Slot steht sofort wieder zur Buchung bereit.
Erhalten Kunden automatische Erinnerungen?
Ja. Sie konfigurieren, wann und wie Erinnerungen rausgehen: 24 Stunden vorher per SMS, zwei Stunden vorher per E-Mail, beides, oder individuell je Terminart. In der Praxis senkt eine 24-Stunden-SMS die No-Show-Rate spürbar.
Kann fonea Termine bei mehreren Mitarbeitenden gleichzeitig verwalten?
Ja. fonea sieht die Verfügbarkeiten aller eingebundenen Mitarbeiter-Kalender parallel. Wenn die Kundschaft keine bestimmte Person wünscht, schlägt fonea den ersten passenden Slot vor. Wünscht sie eine bestimmte Person, bucht fonea ausschliesslich in deren Kalender.
In welchen Sprachen laufen Bestätigungs-E-Mails und SMS?
In der Sprache, in der der Anruf geführt wurde — Deutsch, Französisch, Italienisch, Englisch oder Spanisch. Die Vorlagen passen wir gemeinsam im Onboarding an Ihre Tonalität an.
Kann ich Sperrzeiten und Pausen definieren?
Ja. Sie legen fest: Öffnungszeiten, Mittagspause, interne Besprechungen, Ferien, Notdienstfenster. fonea bietet niemals Termine ausserhalb dieser Zeiten an.
Was passiert, wenn ein Anrufer keinen passenden Termin findet?
fonea schlägt bis zu drei Alternativtermine vor. Passt nichts, nimmt fonea Namen, Rückrufnummer und Wunschzeitraum auf und erstellt eine Aufgabe für Ihr Team — inklusive Transkript, damit Sie ohne Rückfrage zurückrufen können.
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