Datenschutzerklärung

Stand: 30. März 2026

1. Verantwortliche Stelle

kraftscale GmbH
Aastrasse 8
8853 Lachen SZ
Schweiz

CHE-155.650.863
E-Mail: datenschutz@fonea.ch

Geschäftsführer: Semir Jahic

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website fonea.ch und alle Unterseiten sowie für den KI-Telefonassistenten-Dienst von fonea, der im Auftrag unserer Kunden eingehende Telefonanrufe entgegennimmt und bearbeitet.

Sie richtet sich an unsere Kunden (Unternehmen, die fonea nutzen), an Anrufer, die mit unserem KI-Telefonassistenten sprechen, sowie an Website-Besucher.

3. Welche Daten wir erheben

3.1 Website-Besucher

Wir verwenden Plausible Analytics zur Auswertung der Website-Nutzung. Plausible erhebt keine personenbezogenen Daten, verwendet keine Cookies und speichert keine IP-Adressen. Es werden ausschliesslich aggregierte, anonyme Nutzungsstatistiken erfasst.

Unsere Website verwendet keine Tracking-Cookies und keine Drittanbieter-Cookies.

3.2 Kunden (Unternehmen, die fonea nutzen)

Bei der Registrierung und Nutzung unseres Dienstes erheben wir:

• Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
• Firmendaten (Firmenname, Adresse, UID-Nummer)
• Rechnungsdaten (Zahlungsinformationen)
• Konfigurationsdaten (Einstellungen des KI-Assistenten, Begrüssungstexte, Weiterleitungsregeln)
• Nutzungsdaten (Anzahl Anrufe, Gesprächsdauer, Nutzungsstatistiken)

3.3 Anrufer (Personen, die bei einem fonea-Kunden anrufen)

Wenn eine Person bei einem Unternehmen anruft, das fonea nutzt, werden folgende Daten verarbeitet:

• Telefonnummer des Anrufers (übermittelt vom Telefonanbieter)
• Gesprächstranskription (der gesprochene Text wird in Echtzeit in Text umgewandelt)
• Gesprächszusammenfassung (eine KI-generierte Zusammenfassung des Gesprächs)
• Metadaten (Datum, Uhrzeit, Dauer des Anrufs)

3.4 Sprachaufnahmen

Standardmässig werden keine Sprachaufnahmen gespeichert. Das Audiosignal wird ausschliesslich in Echtzeit verarbeitet (Speech-to-Text) und unmittelbar danach verworfen. Es erfolgt keine dauerhafte Speicherung von Audiodaten.

Sollte ein Kunde die optionale Gesprächsaufnahmefunktion aktivieren, wird der Anrufer zu Beginn des Gesprächs ausdrücklich informiert und um seine Einwilligung gebeten. Nur bei ausdrücklicher mündlicher Zustimmung wird das Gespräch aufgezeichnet. Aufnahmen werden verschlüsselt gespeichert und nach Ablauf der konfigurierten Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht.

4. Zweck der Datenbearbeitung

Wir bearbeiten personenbezogene Daten für folgende Zwecke:

• Diensterbringung: Entgegennahme und Bearbeitung von Anrufen, Erstellung von Transkriptionen und Zusammenfassungen, Weiterleitung von Nachrichten.
• Vertragsverwaltung: Abwicklung der Kundenbeziehung, Rechnungsstellung, Kundensupport.
• Technischer Betrieb: Gewährleistung der Verfügbarkeit und Sicherheit, Fehlerbehebung, Systemüberwachung.
• Rechtliche Pflichten: Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Auskunftspflichten.

5. Rechtsgrundlagen

Die Bearbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf folgenden Grundlagen des Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG):

• Vertragserfüllung (Art. 31 Abs. 2 Bst. a DSG): Bearbeitung im Rahmen der Diensterbringung gegenüber unseren Kunden.
• Berechtigte Interessen (Art. 31 Abs. 1 DSG): Technischer Betrieb, Sicherheit, Fehlerbehebung.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 6 und 7 DSG): Für die optionale Speicherung von Sprachaufnahmen wird eine ausdrückliche Einwilligung des Anrufers eingeholt.
• Rechtliche Pflichten (Art. 31 Abs. 2 Bst. b DSG): Soweit gesetzlich vorgeschrieben.

6. Besonders schützenswerte Personendaten

6.1 Stimme und Sprachverarbeitung

fonea verarbeitet Audiosignale ausschliesslich transient — das heisst, das Audiosignal wird in Echtzeit durch ein Speech-to-Text-System verarbeitet und unmittelbar verworfen. Es werden keine Stimmabdrücke (Voiceprints) erstellt und keine Stimmerkennung zur Identifizierung von Anrufern eingesetzt. Es werden keine biometrischen Profile erstellt oder gespeichert.

6.2 Potenziell sensible Gesprächsinhalte

Bei Anrufen an Arztpraxen, Anwaltskanzleien oder andere Unternehmen in regulierten Branchen können Gesprächsinhalte besonders schützenswerte Personendaten enthalten (z.B. Gesundheitsdaten). Unsere Kunden sind als Verantwortliche dafür zuständig sicherzustellen, dass die Nutzung von fonea mit ihren branchenspezifischen Berufsgeheimnispflichten vereinbar ist.

7. KI-gestützte Verarbeitung und Transparenz

fonea setzt künstliche Intelligenz (KI) zur Bearbeitung von Anrufen ein:

• Speech-to-Text (STT): Das Audiosignal wird in Echtzeit in Text umgewandelt.
• Sprachmodelle (LLM): Ein KI-Sprachmodell generiert Antworten basierend auf den vom Kunden konfigurierten Anweisungen.
• Text-to-Speech (TTS): Die KI-generierten Antworten werden als gesprochene Sprache wiedergegeben.

Gemäss den Anforderungen des EDÖB zur Transparenz bei KI-gestützter Kommunikation wird jeder Anrufer zu Beginn des Gesprächs darüber informiert, dass er mit einem KI-Assistenten spricht. Diese Offenlegung ist die erste Aussage in jedem Gespräch und kann nicht deaktiviert werden.

Es werden keine automatisierten Einzelentscheidungen im Sinne von Art. 21 DSG getroffen, die rechtliche Wirkung für den Anrufer entfalten. Auf Wunsch des Anrufers wird jederzeit eine Weiterleitung an eine reale Person ermöglicht.

8. Datenbekanntgabe an Dritte

Wir geben personenbezogene Daten nur an Dritte weiter, wenn dies für die Erbringung unseres Dienstes erforderlich ist. Eine vollständige Liste unserer Unterauftragsbearbeiter mit Angaben zu Standort und Datenschutzgarantien finden Sie unter fonea.ch/subprocessors.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten an Dritte und verwenden keine personenbezogenen Daten für Werbezwecke.

9. Datenbekanntgabe ins Ausland

9.1 Dauerhaft gespeicherte Daten

Alle dauerhaft gespeicherten Daten (Kundendaten, Transkriptionen, Gesprächszusammenfassungen, Metadaten) werden ausschliesslich in der Schweiz gespeichert (Supabase, gehostet auf Infrastruktur der Infomaniak Network SA, Genf).

9.2 Transiente Datenverarbeitung

Für die Echtzeitverarbeitung von Anrufen werden Daten transient — ohne dauerhafte Speicherung — auf Servern in Deutschland verarbeitet. Die betroffenen Anbieter sind in unserer Unterauftragnehmer-Liste unter fonea.ch/subprocessors aufgeführt.

9.3 Rechtsgrundlage für Auslandsbekanntgabe

Die Bekanntgabe personenbezogener Daten ins Ausland erfolgt gestützt auf Art. 16 und 17 DSG:

• EU/EWR: Deutschland und weitere EU-Mitgliedstaaten verfügen gemäss Beschluss des Bundesrates über ein angemessenes Datenschutzniveau (Art. 16 Abs. 1 DSG, Anhang 1 DSV).
• Vereinigtes Königreich: Verfügt ebenfalls über ein angemessenes Datenschutzniveau gemäss Bundesratsbeschluss.
• USA: Seit dem 15. September 2024 gilt das Swiss-U.S. Data Privacy Framework (DPF). US-Unternehmen, die unter dem DPF zertifiziert sind, verfügen über ein angemessenes Datenschutzniveau (Art. 16 Abs. 1 DSG). Für nicht-zertifizierte US-Unternehmen sind ergänzende Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln (SCC) vereinbart (Art. 16 Abs. 2 DSG).

Die Datenverarbeitung unserer Unterauftragsbearbeiter erfolgt ausschliesslich in der Schweiz oder der EU. Es werden keine personenbezogenen Daten zur Verarbeitung in die USA übertragen.

10. Aufbewahrungsdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist:

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden Daten automatisch und unwiderruflich gelöscht.

11. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz personenbezogener Daten (Art. 8 DSG), insbesondere:

• Verschlüsselung aller Datenübertragungen (TLS 1.3)
• Verschlüsselung aller gespeicherten Daten (AES-256)
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle mit Multi-Faktor-Authentifizierung
• Protokollierung aller Zugriffe auf personenbezogene Daten
• Strikte logische Trennung der Daten verschiedener Kunden
• Regelmässige verschlüsselte Backups auf Schweizer Infrastruktur

12. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben folgende Rechte gemäss dem Datenschutzgesetz (DSG):

• Auskunftsrecht (Art. 25 DSG): Sie können Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie bearbeiten.
• Recht auf Berichtigung (Art. 32 Abs. 1 DSG): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 32 Abs. 2 Bst. c DSG): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
• Recht auf Datenherausgabe (Art. 28 DSG): Sie können Ihre Daten in einem gängigen elektronischen Format erhalten.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: datenschutz@fonea.ch

Wir beantworten Ihre Anfrage innerhalb von 30 Tagen. Zur Überprüfung Ihrer Identität können wir zusätzliche Informationen anfordern.

Hinweis für Anrufer: Wenn Sie bei einem Unternehmen angerufen haben, das fonea nutzt, ist dieses Unternehmen der datenschutzrechtlich Verantwortliche für Ihre Daten. Sie können sich an das betreffende Unternehmen oder direkt an uns wenden.

13. Recht auf Beschwerde

Sie haben das Recht, beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) eine Beschwerde einzureichen:

Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB) Feldeggweg 1 3003 Bern https://www.edoeb.admin.ch

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf unserer Website verfügbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir unsere Kunden per E-Mail.

15. Kontakt

kraftscale GmbH
Datenschutz
Aastrasse 8
8853 Lachen SZ
datenschutz@fonea.ch